Dialogwatt

Paramétrer Dialogwatt pour ma structure

1 - Paramétrer votre territoire d’intervention

Vous pouvez paramétrer le territoire couvert pour la prise de rendez-vous avec un compte « superconseiller ». Pour cela il suffit de vous rendre dans la rubrique Configuration > Ma structure > Territoire d’intervention.

Exemples : Région Bourgogne-Franche-Comté, Métropole de Lille, etc. L’échelle territoriale la plus fine est celle de l’epci.

2 - Créer des lieux d’accueil

Il s’agit des lieux (= adresses) où les particuliers se rendront pour leur rendez-vous. Cliquez sur « Ajouter un lieu » :

• Onglet Lieu: Vous devez à minima renseigner un nom (Ex. Maison de l’habitat), une adresse, associer une couleur, et un slug. Le slug est la portion de l’url correspond au lieu.
• Onglet Structures : Permet d’indiquer quelles sont les structures qui reçoivent sur RDV au lieu que vous êtes en train de paramétrer. Si vous n’avez pas effectué l’étape 1, vous n’aurez aucune proposition. Une fois que vous avez sélectionné au moins une structure, vous pourrez enregistrer le lieu en cours de création.
• Onglet Présentation : Permet d’associer au lieu en cours de création une illustration, une description (pour le grand public et/ou pour les conseillers)

3 - Définir les zones de chalandise

Selon le code postal entré par un particulier, différents lieux d’accueils lui seront proposés pour prendre un RDV. Il s’agit ici de définir le territoire couvert par le lieu de RDV en cours de création. Cliquez sur « Ajoutez une zone de chalandise » :

• Nommez cette zone de chalandise
• Ajoutez une description (pour le grand public) et des informations complémentaires à destination des conseillers
• Paramétrez la zone de chalandise les zones géographiques concernées par ce lieu de RDV. Autrement dit : quelles sont les communes qui seront orientées vers ce lieu de RDV. Différentes échelles pour affiner votre sélection : région, département, EPCI et commune.

4 - Créer des motifs de rendez-vous

• Onglet Motif de rendez-vous : Nommez le motif, précisez s’il est actif ou non (visible ou non pour les particuliers) et choisissez une couleur (planning). Indiquez le temps prévu pour ce motif : le particulier aura l’information, et un créneau correspondant sera alors bloqué dans le planning. Pour une bonne coordination entre conseillers, renseignez le champ « Description interne ».
• Si vous souhaitez qu’un descriptif soit visible pour les particuliers, cochez « Afficher la présentation du service » (= le service associé à ce motif de RDV), et renseignez le champ « Description publique ». Ces champs sont optionnels.
• Onglet Questionnaire de rendez-vous : Vous avez la possibilité, pour mieux qualifier les demandes de RDV, de créer un questionnaire personnalisable pour chaque motif de RDV que vous proposez. Pour ce faire, passer en « mode édition » et créez votre formulaire en ajoutant :
• Une section de texte informatif
• Une ou plusieurs questions ouvertes
• Une ou plusieurs cases à cocher : possibilité de cocher plusieurs cases parmi la liste
• Un ou plusieurs boutons radio : une seule case peut être cochée parmi la liste

Pour ce faire, cliquez sur le module choisi, et faite-le glisser dans le champ du formulaire. Vous pouvez alors commencer votre paramétrage ! Vous pouvez choisir de les ordonnancer à votre guise, de les supprimer, d’indiquer si la réponse est obligatoire ou optionnelle.

5 - Gérer les créneaux des rendez-vous

Cliquez sur « Planning des créneaux » dans le menu Dialogwatt. Pour ajouter un créneau, sélectionnez la plage horaire souhaitée dans le calendrier, une fenêtre s’ouvre, vous pouvez alors paramétrer ce créneau :

• Nommez le créneau, et indiquez s’il est actuellement actif ou non
• Indiquez sa visibilité:
• « Rendez-vous en ligne » : visible par les particuliers qui peuvent choisir de s’y positionner
• « Rendez-vous accessible aux conseillers uniquement » : seuls les conseillers peuvent visualiser ce créneau dans leur planning, et choisir d’y positionner des RDV
• « Sans rendez-vous » :
• Précisez le délai: temps minimum avant la date effective du RDV. A titre d’exemple pour un délai de 1 jour, un rendez-vous à 11h sera disponible à la réservation jusqu’à 11h la veille.
• Affectez ce créneau à un lieu d’accueil
• Sélectionnez la ou les zone(s) de chalandise concernées par ce créneau
• Définissez le temps nécessaire entre l’enchaînement de deux RDV
• Choisissez quels motifs de RDV peuvent être traités sur ce créneau
• Choisissez quels conseillers peuvent intervenir sur ce créneau
• Enfin, vous avez la possibilité de rédiger une information interne et/ou publique.

6 - Paramétrer les notifications

 

Vous pouvez créer et personnaliser des notifications, à destination du particulier et/ou du conseiller :

• Nommez la notification, et précisez si elle est actuellement active ou non
• Indiquez l’action type qui déclenche la notification, et le délai d’envoi de la notification : est-ce instantané ou différé ? Dans le cas d’un envoi différé, vous pouvez paramétrer le délai souhaité.
• Indiquez également quels lieux et quels motifs de RDV sont concernés par cette notification.
• Précisez à qui la notification est adressée, par quel moyen (SMS ou courriel), et quel est son contenu.

Nota : l’onglet « Échanges » du menu Dialogwatt permet de consulter toutes les notifications qui ont été envoyées. Elles sont automatiquement archivées à cet endroit.

Intégrer un module de prise de rendez-vous Dialogwatt sur mon site web

Pour intégrer la prise de rendez-vous sur votre site web, rien de plus simple ! Rendez vous dans sur Dialogwatt > Planifier les créneaux, en dessous du calendriez vous allez trouver un bout de code prêt à l'emploi (iframe) à intégrer sur votre site.

Statistiques créneaux et rendez-vous

Le module de statistiques de Dialogwatt permet d’obtenir des informations agrégées sur la prise de rendez-vous pour une période choisie. Il est composé de deux extractions différentes, dont la version complète est disponible à l’export :

• La synthèse des rendez-vous permet de visualiser par zone de chalandise différentes informations. Chaque zone est redécoupée par tous les lieux qui ont des créneaux sur ces zones. Autrement dit, si un lieu possède des créneaux sur des zones de chalandises différentes, on trouvera alors une ligne pour ce lieu dans chaque zone de chalandise concernée.
  • Nombre de permanences ayant eu lieu
  • Nombre de RDV possibles (hypothétique) : ce dernier est calculé en fonction du nombre de rdv pris et du taux de remplissage. Rdv possibles = nb rdv pris / taux de remplissage. En effet, puisque les créneaux peuvent être composés de rendez-vous de longueur différentes (lorsque plusieurs motifs sont possibles par ex), il n’est possible de faire une estimation du nombre de rendez-vous possibles qu’en se basant sur le temps occupé des créneaux
  • Nombre de rendez-vous pris enregistrés : ne prend pas en compte les rendez-vous annulés ou supprimés.
  • Taux de remplissage : durée des rendez-vous/durée du créneau.
  • Délai moyen de prise de RDV: nombre de jours entre la date de prise de rendez-vous et la date du rendez-vous.
  • Origine
    • Ville de la permanence : nb de rendez-vous dont la personne est localisée dans la même ville que le lieu de permanence
    • Zone de chalandise : nb de rendez-vous dont la personne est localisée dans la même zone de chalandise définie pour le créneau
    • Hors zone de chalandise : nb de rendez-vous dont la personne est localisée en dehors de la zone de chalandise définie pour le créneau
    • Inconnue : les informations liées à la personne reçue en rendez-vous ne permettent pas de connaître son origine
  • La visualisation des délais permet de connaître le nombre moyen de jours qui se sont écoulés entre le jour de la prise d’un rendez-vous et la date effective du rendez-vous. Le regroupement par mois se fait par rapport à la date de prise de rendez-vous.

Ex : Si pour décembre 2021 le nombre moyen est de 25, cela signifie que pour les rendez-vous réservés en décembre 2021 les personnes devront attendre en moyenne 25 jours pour réaliser le rendez-vous (ces derniers auront donc peut être lieu en janvier).